Dessa användarvillkor gäller för kommuner, regioner, statliga myndigheter och andra offentligrättsliga subjekt som använder Bidragsportalen. De kompletterar de generella villkoren och reglerar specifika skyldigheter och rättigheter som gäller för offentlig sektor.

1. Avtalsparter och tillämpning

Dessa villkor gäller mellan Serkon i Vellinge AB (org.nr 556434-6913), som driver Bidragsportalen för offentlig sektor, och den offentliga aktör ("ni", "kunden", "organisationen") som ingår abonnemang. Avtalet träder i kraft vid registrering eller vid signering av separat orderbekräftelse.

2. Tjänsten

Bidragsportalen erbjuder:

• Sök och bevakning av statliga och regionala bidrag, stiftelsebidrag och EU-finansiering
• AI-assisterad matchning via vår egenutvecklade AI-sök
• Projekthantering och samarbetsverktyg via Projekttorg
• Kalender och deadlinebevakning
• Rapporteringsverktyg och statistik

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera och förbättra tjänsten. Väsentliga förändringar som negativt påverkar er användning meddelas minst 60 dagar i förväg.

3. Konto och behörigheter

Kontoadministratören ansvarar för att hålla inloggningsuppgifter konfidentiella och för all aktivitet som sker under er organisations konto. Ni ska omedelbart meddela oss vid misstänkt obehörig åtkomst via support@bidragsportalen.se.

4. Prenumeration och betalning

Prenumerationen faktureras årsvis i förskott om inte annat avtalats. Prissättning framgår av er orderbekräftelse. Vi tillämpar prisjusteringar med 60 dagars varsel. Faktura skickas till angiven fakturaadress. För offentliga aktörer accepterar vi e-faktura (Peppol-format) på begäran.

5. Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Ni ansvarar för att hantera Bidragsportalens tjänst i enlighet med Tryckfrihetsförordningen (TF) och Offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

• Information ni lagrar i Bidragsportalen kan utgöra allmänna handlingar och vara offentliga.
• Ni ansvarar för att göra sekretessprövning av ärenden som rör information lagrad i tjänsten.
• Vi är en teknisk tjänsteleverantör och är inte att betrakta som en myndighet i TF:s mening.
• Vi lämnar inte ut information om ert innehåll till tredje part utan er instruktion, utom vid laglig skyldighet.

6. Offentlig upphandling

Ni ansvarar för att anskaffningen av Bidragsportalen sker i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU). Bidragsportalen är en molntjänst (SaaS) och kan upphandlas direkt under direktupphandlingsgränsen eller via befintliga ramavtal. Vi tillhandahåller på begäran teknisk specifikation, GDPR-dokumentation och referensuppdrag för upphandlingsunderlag.

7. Dataskydd och GDPR

Ni är personuppgiftsansvarig för den data ni lägger in i tjänsten. Vi agerar personuppgiftsbiträde. Ett Personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) krävs och tillhandahålls av oss utan extra kostnad.

Om ni lagrar uppgifter om medborgare i Projekttorg-funktionen kan en Dataskyddskonsekvensbedömning (DPIA) krävas. Vi tillhandahåller teknisk information för er DPIA-process.

8. Revision och kontroll

Som offentlig aktör har ni rätt att genomföra eller begära revision av hur vi hanterar er data:

• Vi svarar på skriftliga revisionsfrågor inom 10 arbetsdagar.
• Vi tillhandahåller relevanta säkerhetsdokument, DPA-dokumentation och underprocedurer på begäran.
• Vi informerar er om eventuella revisioner från tillsynsmyndigheter som rör er data.

9. Ansvar och ansvarsbegränsning

Vi ansvarar för att tjänsten fungerar i enlighet med specificerade SLA-nivåer (se separat SLA-dokument). Vår ansvarsskuld begränsas i alla fall till 12 månaders prenumerationsavgifter. Vi ansvarar inte för:

• Inkorrekta eller ofullständiga bidragsuppgifter från tredjepartskällor
• Förlust av ansökningstillfällen till följd av att ni inte bevakat korrekt
• Indirekt skada, utebliven vinst eller följdskada

10. Sekretess och informationssäkerhet

Vi vidmakthåller informationssäkerhetsåtgärder i enlighet med ISO 27001-ramverket och NIS2-direktivets krav. Säkerhetsincidenter rapporteras inom de tidsramar GDPR och NIS2 föreskriver. Se vår säkerhetspolicy för detaljer.

11. Avtalslängd och uppsägning

Prenumerationen löper ett år i taget och förnyas automatiskt om den inte sägs upp minst 60 dagar före förnyelsedatumet. Vid uppsägning behåller ni åtkomst till tjänsten ut abonnemangsperioden. Vi tillhandahåller kostnadsfri dataexport i 30 dagar efter avtalets slut.

12. Tillämplig lag och tvistelösning

Avtalet regleras av svensk rätt. Tvister ska i första hand lösas genom förhandling. Om parterna inte kan enas hänskjuts tvisten till Stockholms tingsrätt som första instans.

13. Kontakt och support

Kundtjänst: support@bidragsportalen.se
Juridiska frågor: support@bidragsportalen.se
DPA-frågor: support@bidragsportalen.se